Entwicklung einer Plattform zur automatisierten PDF-Trennung, Zuordnung und Dokumentenverarbeitung
Individuelle Softwareentwicklung: Web-App für PDF-Automatisierung
Für die Wanner Treuhand GmbH wurde mit AVIS DROP eine individuelle Web-App entwickelt, die wiederkehrende Dokumentenprozesse digitalisiert und deutlich vereinfacht. Die Lösung unterstützt Unternehmen, Verwaltungen und Treuhandorganisationen dabei, PDF-Dokumente strukturiert zu verarbeiten, automatisch aufzuteilen, Empfängern zuzuordnen, per E-Mail zu versenden und revisionsnah zu archivieren.
Im Zentrum steht eine Softwarelösung, die nicht auf generische Standardprozesse begrenzt ist, sondern gezielt auf konkrete Abläufe aus dem Treuhandalltag ausgerichtet wurde. Gerade bei wiederkehrenden Dokumenten wie AVIS, Mahnungen, Lohnabrechnungen oder weiteren PDF-basierten Auswertungen entstehen schnell manuelle Arbeitsschritte, die zeitintensiv und fehleranfällig sind. AVIS DROP reduziert diesen Aufwand deutlich und schafft einen kontrollierten, nachvollziehbaren und effizienten digitalen Prozess.
Genau hier zeigt sich der Wert von individueller Softwareentwicklung in der Schweiz: Fachliche Prozesse werden nicht an ein starres Tool angepasst, sondern die Software wird so entwickelt, dass sie bestehende Arbeitsweisen effizienter, sicherer und skalierbarer macht. Für die Wanner Treuhand GmbH entstand dadurch eine praxisnahe Anwendung, die tägliche Arbeitsabläufe entlastet, Zeit spart und eine professionelle digitale Weiterverarbeitung von Dokumenten ermöglicht.
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Ausgangslage
Ziel des Projekts
Das Ziel war die Entwicklung einer SaaS-fähigen Web-App, mit der Dokumentenprozesse kontrolliert, nachvollziehbar und effizient abgewickelt werden können.
Die Lösung sollte mehrere Anforderungen erfüllen:
- PDF-Dokumente hochladen, analysieren und in Einzeldokumente aufteilen
- Dokumente passenden Firmen, Zahlungsempfängern oder Mahn-Themen zuordnen
- Dokumente direkt aus der Anwendung per E-Mail versenden
- Dokumente archivieren und nach Status verwalten
- Benutzer, Rollen und Berechtigungen pro Account steuern
- Lizenzen, Benutzerlimiten und Laufzeiten verwalten
- Online-Zahlungen und Abonnemente über Payrexx integrieren
- Superadmin-Funktionen für Betrieb, Support und Systemverwaltung bereitstellen
Damit wurde aus einem manuellen Dokumentenprozess eine individuelle Softwarelösung für Treuhand, Verwaltung und KMU.
Umgesetzte Lösung
Huber Solution GmbH entwickelte eine webbasierte Anwendung, die den gesamten Ablauf vom PDF-Upload bis zur Archivierung abbildet. Benutzer können Dokumente hochladen, verarbeiten lassen, Zuordnungen prüfen, E-Mails auslösen und abgeschlossene Vorgänge im Archiv verwalten.
Die Anwendung ist mandantenfähig aufgebaut. Jeder Account verfügt über eigene Benutzer, Lizenzen, Einstellungen, Adressdaten, Mailkonfigurationen und Verarbeitungslogiken. Dadurch eignet sich die Lösung als SaaS Entwicklung für mehrere Kunden oder Organisationseinheiten.
Besonders wichtig ist die Kombination aus Automatisierung und manueller Kontrolle. Die Software unterstützt bei der Erkennung und Zuordnung, lässt aber weiterhin Korrekturen, manuelle Erledigungen und individuelle Einstellungen zu. Das ist in der Praxis entscheidend, weil Dokumentenprozesse selten zu 100 Prozent identisch ablaufen.
Technische Funktionen und Features
PDF-Automatisierung und Dokumentenverarbeitung
Die Anwendung verarbeitet hochgeladene PDF-Dateien und erstellt daraus einzelne Dokumenteinträge. Dafür werden PDF-Aufteilung, Textextraktion und Analysefunktionen genutzt. Die Dokumente können nach Verarbeitungstypen wie AVIS, Mahnung oder Lohnunterlagen behandelt werden.
Diese PDF Automatisierung reduziert manuelle Arbeitsschritte und sorgt dafür, dass Dokumente zentral im System weiterbearbeitet werden können.
Zuordnung und Adressbuch
Ein wichtiger Bestandteil ist die Zuordnung von Dokumenten zu hinterlegten Stammdaten. Die Web-App enthält Adressbuchfunktionen für Firmen, Zahlungsempfänger und Mahn-Themen. Diese Daten können gepflegt und für die spätere Dokumentenzuordnung verwendet werden.
Dadurch entsteht eine strukturierte Schnittstelle zwischen Dokumentinhalt, Empfängerinformationen und Versandprozess.
Versand per E-Mail
Dokumente können direkt aus der Anwendung per E-Mail versendet werden. Pro Account und Dokumenttyp lassen sich Mail-Einstellungen verwalten. Zusätzlich werden Versandstatus und Archivinformationen gespeichert, damit nachvollziehbar bleibt, welche Dokumente bereits versendet oder manuell erledigt wurden.
Archiv und Statusverwaltung
Im Archiv werden verarbeitete Dokumente und Importe übersichtlich abgelegt. Statuswerte wie versendet oder manuell erledigt unterstützen die Nachverfolgung. Auch nach einer manuellen Erledigung bleibt eine Zuordnung möglich, was den realen Arbeitsablauf besser abbildet.
Benutzer, Rollen und Berechtigungen
Die Anwendung enthält eine mehrstufige Benutzerverwaltung. Accounts können mehrere Benutzer enthalten, wobei die erlaubte Benutzeranzahl an die Lizenzanzahl gekoppelt ist. Zusätzlich gibt es Rollen, Adminrechte und differenzierte Berechtigungen für Verarbeitungsarten, Adressbuchbereiche und Löschfunktionen.
Das ermöglicht eine kontrollierte Nutzung innerhalb eines Teams.
Superadmin-Bereich
Für den Betrieb der Plattform existiert ein Superadmin-Bereich. Dort können Accounts, Benutzer, Rechnungsinformationen, Demo-Zugänge, Mailtexte, Support-Einstellungen, Wartungsmodus und Systemprotokolle verwaltet werden.
Zahlungsanbieter Integration
Ein zentraler Bestandteil des Projekts ist die Payrexx Integration. Die Anwendung nutzt Payrexx für Online-Zahlungen, Jahresabonnemente und Lizenzverwaltung.
Im Code ist eine Anbindung an Payrexx Gateways, Webhooks und Subscription-Prozesse erkennbar. Beim Kauf oder bei Änderungen von Lizenzen werden Zahlungsdaten, Laufzeiten, Lizenzanzahlen und Bestellstatus verarbeitet. Die Lösung unterstützt zudem unterschiedliche Zahlungswege, darunter Online-Zahlung und Rechnung.
Die Integration ist eng mit der internen Lizenzlogik verbunden. Nach erfolgreicher Zahlung werden Account-Lizenzen aktiviert oder aktualisiert. Gleichzeitig werden Laufzeiten, Benutzerlimiten und Abostatus berücksichtigt. Auch abgelaufene Lizenzen blockieren den Zugang zur Zahlungsfunktion nicht, damit Kunden ihre Lizenz erneuern können.
Damit ist Payrexx nicht nur als Zahlungsformular eingebunden, sondern als Teil eines vollständigen SaaS-Billing-Prozesses.
Öffentliche Produktwebsite mit WordPress
Neben der eigentlichen Web-App wurde für Avisdrop zusätzlich eine ansprechende öffentliche Website unter avisdrop.ch erstellt. Die Website wurde mit WordPress umgesetzt und dient als zentrale Präsentations- und Informationsseite für das Produkt.
Ziel der Website ist es, potenziellen Kunden die Lösung verständlich näherzubringen, die wichtigsten Funktionen übersichtlich darzustellen und Vertrauen in die Anwendung aufzubauen. Besucher erhalten einen professionellen ersten Eindruck von Avisdrop und können sich schnell über den Nutzen, die Einsatzmöglichkeiten und die Vorteile der Plattform informieren.
Durch den Einsatz von WordPress lässt sich die Website flexibel erweitern und pflegen. Inhalte wie Produktinformationen, Funktionsbeschreibungen, Preisangaben, Kontaktmöglichkeiten oder rechtliche Seiten wie Impressum, Datenschutz und AGB können strukturiert eingebunden werden.
Die Website unterstützt damit nicht nur die Vermarktung der Web-App, sondern bildet auch eine wichtige Grundlage für Sichtbarkeit, Kundengewinnung und einen professionellen digitalen Auftritt.
Sicherheit und Datenschutz
Die Web-App setzt auf authentifizierte Zugänge, Rollen- und Rechteprüfung sowie accountbezogene Datenabgrenzung. Benutzer arbeiten innerhalb ihres eigenen Accounts, während administrative Funktionen gesondert geschützt sind.
Zusätzlich sind technische Sicherheitsmassnahmen wie Session-Kontrolle, Middleware-Prüfungen, E-Mail-Verifizierung, Passwortfunktionen und Security-Header erkennbar. Für gelöschte oder gesperrte Benutzer existieren Mechanismen, damit Demo- oder Lizenzzugänge nicht unbeabsichtigt weiter genutzt werden können.
Ergänzend kann die Anwendung über Cloudflare zusätzlich abgesichert werden. Dazu gehören unter anderem HTTPS-Absicherung, DDoS-Schutz, Filterregeln gegen unerwünschte Zugriffe, Schutz vor typischen Angriffsversuchen, Geo-Blocking, Rate-Limiting für Login- und Formularbereiche sowie das Blockieren sensibler Pfade und Dateien. Dadurch wird bereits vor Erreichen des eigentlichen Servers eine zusätzliche Schutzschicht aufgebaut.
Da die Anwendung mit Dokumenten, Empfängerdaten und Versandinformationen arbeitet, ist eine saubere Trennung von Accounts, Berechtigungen und technischen Schutzmassnahmen besonders wichtig. Die Kombination aus applikationsseitiger Rechteprüfung und vorgelagertem Cloudflare-Schutz erhöht die Sicherheit der Plattform deutlich und reduziert das Risiko unberechtigter Zugriffe.
Technischer Hintergrund
Die Anwendung basiert auf einem modernen Laravel-Stack mit PHP. Die Oberfläche wird serverseitig mit Blade umgesetzt und durch Frontend-Komponenten wie Bootstrap, AdminLTE, Vite und JavaScript ergänzt.
Für PDF-Funktionen werden PDF-Bibliotheken eingesetzt. Verarbeitungsprozesse laufen teilweise über Jobs und Queues, damit rechenintensive Aufgaben wie PDF-Verarbeitung oder Mailversand vom normalen Seitenaufruf getrennt werden können.
Die Datenhaltung erfolgt über eine relationale Datenbank. Gespeichert werden unter anderem Accounts, Benutzer, Rollen, Dokumentimporte, Einzeldokumente, Archivstatus, Adressbuchdaten, Lizenzbestellungen, Zahlungsereignisse, Mailvorlagen und Systemprotokolle.